Google Sites vs TASKII : comparatif

Après avoir fait le tour de Google Sites et de Taskii, l'une des rares applications web de gestion de projet, je me suis demandé comment ils se positionnent l'un par rapport à l'autre. Voici donc un petit comparatif entre ces deux solutions web, en mettant cependant de coté les fonctionnalités purement ludiques de Googles (les "Gadgets"), qui ne traitement pas de gestion de projet collaboratif :

Points communs :
- La présence d'un moteur de recherche interne en haut de page.
- La possibilité de gérer plusieurs espaces, avec un changement de projet plus simple et intuitif coté Taskii, mais un ajout de projet plus simple coté Google. Balle au centre.
- La possibilité d'associer des documents joints
- Annonces / messages : disponibilité d'un module de gestion de messages
- Droits : dans les deux cas, il est possible de gérer les droits des utilisateurs sur l'espace projet.

Avantages Google :
- Une solution gratuite jusqu'à 100 Mo
- L'intégration avec des solutions bureautiques (type Word, Excel, Powerpoint) : Google Docs
- Contenu web : possibilité de générer du contenu web riche, et donc de ne pas être obligé de gérer des fichiers.
- Fichiers joints : l'affichage de la liste des fichiers du projet est plus compacte dans chez Taskii
- Communauté : possibilité de mettre des commentaires sur tous les types de contenus
- Listes : possibilité de créer des listes personnalisées, même si elles manquent de fonctionnalités
- Customisation des écrans : possibilité de personnaliser les écrans, d'ajouter en particulier des composants qui peuvent permettre de dynamiser le travail d'équipe, et l'implication via la communication, la transparence, la visibilité, etc...
- La gestion des versions documentaires

Avantages Taskii :
- RSS : possibilité de notifier les modifications via flux RSS.
- un Dashbord qui joue réellement son rôle de tableau de bord, avec la synthèse automatique des taches et états d'avancement, de la capacité disque restante, les utilisateurs connectés, la liste des administrateurs, le nombre de projets en cours, les derniers documents modifiés. Dans le cas de Google, le Dashboard est juste le nom d'une page qu'il faut paramétrer à la main, et sur laquelle il est délicat d'afficher toutes ces informations
- Tâches : capacité à les filtrer par utilisateur, soit manuellement à partir d'une liste de projets, soit en automatique lorsque l'on est dans un projet donné.
- Tâches : affectation de tâches à des acteurs du projet, avec notification email
- Tâches : segmentation des taches selon des catégories, et possibilité de filtrer la liste affichée sur la catégorie (en plus de l'acteur de la tâche)
- Exports de données (XML ou CSV) : voilà qui peut être très utile pour récupérer des données en local.
- Gestion des fichiers joints : j'avoue préférer la gestion des catégorisations des fichiers par méta-données plutôt que par emboitement de répertoires. Cela se révèle plus souple à l'usage peut-être, bien que cela n'autorise pas à gérer autant de fichiers qu'un système de répertoires.

Particularités Taskii :
- Le module de gestion du temps passé et de la facturation est un module spécifiquement conçu pour les équipes des sociétés de service. Google Sites ne propose évidemment pas ce type de fonctionnalité très ciblée.

Conclusion
Les deux solutions offfrent des facettes intéressantes, et il est amusant de constater que les défauts de l'unes sont des atouts de l'autre et réciproquement ou presque ! Cependant, il ne suffirait que de quelques évolutions à Google Sites (sur le RSS, la gestion des taches et des catégorisations par exemple) pour prendre résolument une avance importante sur Taskii, en raison de la richesse fonctionnelle apportée par les nombreux modules annexes. Taskii sera à privilégier par ceux qui ont besoin de pouvoir gérer une liste d'actions, bien que la solution soit encore un peu juste dans ce domaine, Sharepoint étant sur ce sujet un exemple à suivre.

Par Fabrice Poiraud-Lambert