Google Sites : le produit du mariage d'un générateur de site web et d'un outil collaboratif

Google Sites est une solution collaborative éditée depuis quelques mois maintenant, mais pour une raison obscure je n'avais pas réussi à m'y connecter à l'époque. Ayant eu mon attention particulièrement attirée récemment sur les solutions Google, j'ai éprouvé le besoin de jouer un peu avec.

Voici donc le fruit de mes tests.

Tout d'abord Google Sites nécessite d'avoir un compte Google pour pouvoir s'y connecter. Un Compte Gmail fait parfaitement l'affaire.

L'interface se présente comme le fruit du mélange d'un générateur de site web, paramétrable et administrable, d'un Wiki, d'un outil de gestion de projet, qui vous permettra de gérer jusqu'à 100 Mo de données par site.

La première page que vous devrez définir est la page d'accueil (HOME).



Administration du site
- Gestion des autorisations d'accès. Il est possible de rendre votre site privé ou semi-public


Fonctionnalités collaboratives
- Reporting des dernières modifications (qui, quand, quoi)
- Abonnement à un push mail sur les modifications réalisées par les autres auteurs du site sur les pages du site ou sur le site en lui-même.


Fonctionnalités sur les pages

- La première fonctionnalité est la création de pages. Vous avez le choix entre plusieurs modèles de pages :


- Vous pouvez aussi déplacer les pages dans l'arborescence
- Associer de fichiers à une page
- Associer de commentaires à une page
- Intégrer dans les pages du contenu Google Docs de manière très simple, puisque Google Sites interroge directement votre compte Google Docs pour vous proposer les Google Docs de votre compte. Ceci rend la manipulation transparente et simple.
- Intégrer aussi du contenu d'autres outils Google (Calendar,...) même si la manipulation n'est pas toujours aussi simple que pour les documents.
- Gérer de l'historique des modifications
- Imprimer des pages
- Supprimer des pages
- Vous abonner à un push mail sur les modifications réalisées par les autres auteurs du site, sur les pages du site ou sur le site en lui-même.
- Prévisualiser des pages en cours de rédaction
- Paramétrer le nom de chaque page, l'autorisation d'y associer des fichiers, des commentaires, l'affichage dans le menu de gauche,...


Customisation du contenu des pages de contenu
Google Sites offre une liste imposante de possibilités de paramétrage du contenu des pages, via l'intégration d'autres modules Google,


mais aussi via l'intégration de "Gadgets" (appellation locale des Widgets)



Fonctionnalités de gestion de projet
La gestion de projet est ici facilitée par la gestion documentaires ainsi que par la gestion d'actions.


Autres fonctionnalités :
- Evidemment, la solution propose un moteur de recherche interne.
- le module d'administration propose diverses fonctionnalités pour : les statistiques, la customisation du Design de l'interface, la gestion de la page d'atterrissage, la gestion des barres de navigation de gauche, etc...


Vous aimerez...
- La puissance de l'éditeur de texte, et entre autres le fait que la barre d'outils reste en permanence visible en haut d'écran, ce qui évite de scroller en permanence pour la retrouver lorsque l'on se trouve en bas de page
- le module de génération automatique de table des matières
- le nombre de widgets que l'on peut intégrer en standard
- la simplicité d'administration de l'ensemble
- les notifications dynamiques lors des changements (mail uniquement cependant)
- la diversité des types de pages proposés (contenu, dashboard, annonces, stockage de fichiers, listes)
- le module de gestion de fichiers, bien que l'on puisse préférer un classement logique à base de méta données plutôt qu'un classement "traditionnel" en répertoires (moins faciles à gérer dans le temps, même si Google propose en standard une fonctionnalité de déplacement, ce qui est bien vu)
- la gestion des versions documentaires
- le confort de l'intégration d'images dans les pages web, loin d'être aussi confortable chez certains grands concurrents
- le Site Map automatique
- la possibilité d'ajouter des commentaires sur chaque document (le coté "web 2.0" de Google Sites)
- l'absence de limite ou presque, avec un volume de données de 100 Mo.
- la capacité à réellement générer du contenu web, et pas seulement à gérer des fichiers.
- l'intégration avec Google Docs, Calendar, Picassa,... et autres modules Google.
- ...


Des lacunes...
La solution étant gratuite et déjà très complète, on ne pourra guère s'émouvoir des lacunes fonctionnelles du produit. Néanmoins, on regrettera :
- l'impossibilité d'ajouter une pièce jointe et une image à une action
- le fait qu'il ne soit pas prévu de créer des "vues" différentes dans une liste d'actions (par acteur, par catégorie, etc...) afin de les filtrer manuellement
- de même, on ne peut pas automatiquement masquer des actions selon des critères paramétrables (ex : terminées), ce qui se révélera très rapidement pénalisant. Bref, la gestion des actions est très sommaire et finalement se révélera probablement peu exploitable pour gérer un projet
- l'absence de flux RSS sur les notifications liées au changement, ce qui me semble être une lacune étonnante (à moins que je ne sois passé complètement à coté de la fonctionnalité)
- un coté "web 2.0" très limité, en dehors des commentaires. Pas de notion de "communauté" ou de gestion d'expertise par exemple. Probablement faut-il rechercher ce type de notion dans Google Groups.
- L'absence d'un outil de gestion du presentiel. Il y a bien une tentative d'intégration d'un widget MSN (version 3.2 !), mais cette intégration est délicate concernant le paramètrage de la hauteur de la fenêtre à afficher, et il n'y a pas de SSO. On s'étonne de ne pas trouver un widget GTalk par exemple. Probablement parce que Google estime que si on a un compte Sites, Calendar, Docs, Apps et autres, on a forcément un compte GTalk à part ?


Conclusion
Gratuite et ultra compétitive par rapport à de nombreuses autres solutions web collaboratives, Google Sites associe un générateur HTML puissant à ses autres modules, avec des fonctionnalités supplémentaires qui rappellent (mais en sensiblement moins puissantes tout de même ) les "listes" Sharepoint. Malgré quelques crash du navigateur (IE7) tout de même de temps à autre, des équipes pourront trouver un certain intérêt, voire un intérêt certain, à utiliser cet outil pour partager documents et connaissances.

Par Fabrice Poiraud-Lambert

Annexes - Copies d'écrans :

Gestion de l'historique des modifications d'une page