Lotus Notes vs Sharepoint (MOSS) 2007 : quel outil pour l'intranet ?

Je constate dans les stats de ce blog que beaucoup de gens cherchent des informations pour comparer Lotus Notes à Sharepoint (MOSS) 2007.

Lotus Notes
J'ai rencontré Lotus Notes en 1996 pour la première fois, avant de travailler quelques années pour son éditeur, puis d'en faire un intranet chez mon employeur suivant... J'annonce donc la couleur : je suis fan !

Pendant longtemps cependant, j'ai entendu de nombreuses critiques sur cette solution, qui provenaient à mon sens :
- d'une méconnaissance du produit, bien souvent
- de l'effet d'une politique IBM désastreuse ces dernières années, qu'ils ont fini par corriger (mais quels dégâts !)
- de l'absence de compétences de développement internes dans les entreprises utilisatrices, qui amenait les utilisateurs à tenter de survivre en utilisant les outils (pauvres) livrés en standard... sans réaliser ce qu'ils auraient pu développer.

Lotus Notes évolue aujourd'hui dans un sens très intéressant avec la v8 et toutes les innovations qui vont avec (QuickR,...) et une philosophie résolument modernisée et concurrentielle.

Ce qui me semble être une grande force (coté utilisateur) de Lotus Notes en client-serveur, comparé à une solution web, c'est la capacité à copier-coller des images et des fichiers dans des pages de contenu, de manière très simple.


Sharepoint (MOSS) 2007
Les détracteurs de Lotus Notes ne jurent souvent que par MOSS 2007... J'ai été l'un des premiers à mettre en oeuvre un projet sur cette solution (alors en version beta), et si j'y ai trouvé des atouts, j'y ai aussi trouvé de grandes lacunes...

Atouts
- la capacité de développer toutes les fonctionnalités utiles (même si le développement est assez lourd)
- les espaces collaboratifs, plutôt faciles à mettre en oeuvre si vous avez compris comment on les paramètre
- les "listes", très simples et très pratiques à mettre en oeuvre
- le modèle d'enquêtes
- le Blog, même s'il n'est pas renversant de modernisme
- l'intégration native avec l'Active Directory

Lacunes
- des outils collaboratifs qui auraient été modernes en 2003... mais qui sont souvent totalement dépassés en 2008 ! Par exemple, le wiki ne permet pas en standard d'ajouter des images dans le corps du texte... il faut pour cela adapter un autre éditeur de texte que celui livré en standard. D'une manière générale, si l'on peut parfois associer des images sous forme de fichiers, il est rarement possible d'intègrer une image et du texte sur une même page web. MOSS 2007 ne permet généralement que de gérer soit des images, soit du texte, soit des fichiers, mais rarement l'ensemble.

- module de partage documentaire : pas trop mal fait, j'ai cependant un doute sur la capacité de ce type de module à permettre la gestion d'une documentation importante (ex : plusieurs milliers de documents), du fait du système de navigation, et d'une arborescence limitée à 3 niveaux.

- groupes de droits internes limités à maximum 2000 users (limite non documentée à priori). L'utilisation d'un annuaire (LDAP ou AD) est donc obligatoire pour de grandes entités (ce qui n'est pas incohérent de toutes manières)

- pour ainsi dire pas d'interface d'administration : il est obligation d'en développer une si l'on veut gérer certains problèmes (comme la saturation des droits sur les noeuds de l'arborescence)

- un système de flux RSS (en particulier la visionneuse) qui ne fonctionne pas facilement en standard... il faut le modifier, l'adapter pour en sortir quelque chose de décent (ie simple à utiliser).

- une gestion native des pièces jointes incompatible avec une gestion documentaire importante (ex : tous les fichiers sont dans un même répertoire; détruire l'unique document lié à un fichier ne supprime pas le fichier (bonjour le cauchemard pour gérer le tas au bout de quelques mois...)

- MOSS 2007 n'est clairement pas prévu en standard pour faire de la gestion documentaire d'importance. Cela nécessitera un certain nombre d'adaptations pour y arriver décemment.

- le paramétrage est très puissant, mais très complexe, via une multitude d'écrans et de menus. Il m'a fallu des semaines pour m'y retrouver à peu près, et cela rend la formation des utilisateurs particulièrement lourde. Le développement d'interfaces simplifiées devient rapidement nécessaire.

- bien qu'intègrant un moteur de Workflow, mon expérience est qu'il a fallu plusieurs dizaines de jours/homme de développement pour l'exploiter. Autant dire qu'il s'agit d'un puzzle qu'il convient de remonter pièce par pièce pour en faire ce que l'on veut

- l'éditeur de texte par défaut est minimaliste, et devra être remplacé pour atteindre certaines fonctionnalités (comme par exemple définir plusieurs zones cliquables sur une même image, ce qui est pratique pour publier des process flow). Un outil comme celui de Telerik pourra être utilisé.

- Etc... la liste est longue...

En conclusion
D'un manière générale, MOSS 2007 nécessite énormément de paramétrage pour en faire un intranet évolué. De base, cette solution aurait été mature en 2003 (la version 2003 ne l'étant guère !). Telle qu'elle, MOSS 2007 affiche un retard conceptuel très en retard avec les concepts modernes actuels (ceux de l'Entreprise 2.0) ainsi que sur les outils (wikis, blogs,...) proposés gratuitement sur le Net, bien que certains outils se montrent particulièrement pratiques (les listes par exemple).

Au final, je considère qu'il est infiniment moins pratique et fonctionnel d'utiliser MOSS 2007 pour gérer de la documentation, là où Lotus Notes se montre très supérieur. Reste que les espaces collaboratifs, modulo quelques évolutions (comme la navigation, largement améliorable), sont plutôt intéressants.

Par Fabrice Poiraud-Lambert